Planejamento financeiro para abrir um negócio: saiba o que e como fazer

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Imagem de uma calculadora sobre um papel rosa e um símbolo de porcentagem nele. Imagem ilustrativa texto planejamento financeiro.
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Antes de iniciar um novo negócio, o empreendedor deve estar atendo ao planejamento financeiro da sua futura empresa. Tal organização é fundamental para esta caminhada.

A falta de planejamento financeiro impacta principalmente as empresas menores. Segundo pesquisa do Boa Vista, 91,6% das falências registradas no primeiro trimestre de 2019 eram de pequenas empresas.

Por conta disso, preparamos um conteúdo com diversas dicas sobre como fazer um planejamento financeiro e porquê ele é importante.

O que é o planejamento financeiro de uma empresa?

O planejamento financeiro pode ser definido com um conjunto de ações, ferramentas e controles para organizar as finanças de uma empresa.

Ou seja, envolve realizar projeções de ganhos, de gastos, saber de onde vem e para onde vai o capital da empresa.

É como planejar as finanças pessoais. Você analisa quanto ganha, o dinheiro que pode separar para as contas mais básicas, outra parte vai para os sonhos de consumo e outra para investimentos.

Para uma empresa, é saber quanto cada produto ou serviço gera de lucro depois de retirado os custos do negócio. É também visualizar qual a porcentagem do valor ganho vai para impostos e outros gastos fixos.

Este planejamento deve ser feito para entender a empresa no curto prazo e também no longo prazo, facilitando o planejamento do desenvolvimento do negócio.

Do mesmo modo, com este planejamento, o empresário pode definir onde deve investir o dinheiro dentro da empresa. Portanto, observar onde estão as maiores necessidades para alocar os recursos.

Importância de um planejamento financeiro

Muitos empreendedores abrem um negócio por oferecerem bons produtos ou serviços, mas não se atentam às questões administrativas.

Ter um planejamento financeiro detalhado, condizente com a realidade, permite controlar melhor os rumos da empresa.

Vemos uma calculadora próxima a papéis com números e uma caneta. (imagem ilustrativa). Texto: planejamento financeiro.
Organizar as finanças do negócio ajuda a criar uma base sólida.

Este planejamento auxilia na hora de tomar decisões, fazer o controle sobre investimento e conhecer a saúde financeira da empresa.

A importância desse tipo de planejamento também reside no fato de que, a partir dele, a empresa saberá o que fazer e o que não fazer para alcançar suas metas e objetivos financeiros. Sendo de curto, médio e longo prazo.

Nesse sentido, uma das vantagens de ter um bom planejamento financeiro é que ele pode subsidiar as tomadas de decisões para o desenvolvimento do negócio.

Ele é o parâmetro para saber se a vida financeira da empresa está no azul, o que permite novos investimento. Ou se está no vermelho, exigindo maior atenção.

Em suma, ele vai orientar as decisões estratégicas do negócio, já que o capital da empresa é uma das bases para que tudo prospere.

Do mesmo modo, planejar as finanças permite avaliar e integrar melhor os diferentes setores da empresa. Avaliar a importância de cada departamento e sua contribuição para o empreendimento.

Além disso, este planejamento é necessário para uma gestão eficiente e evitar desperdícios de recursos. Este ponto é importante pois muitas empresas, às vezes, se perdem sem saber para onde está indo seu dinheiro.

Em outras palavras, sabe-se que era para ter mais capital, mas sem um planejamento, não se sabe onde está o “vazamento”.

Assim, com este planejamento, faz-se o uso mais inteligente dos recursos disponíveis, contribuindo bastante para o desenvolvimento economicamente sustentável.

Quem envolver no planejamento financeiro?

O planejamento financeiro de uma empresa é algo complexo, e muitos empresários não estão preparados para desenvolvê-lo de forma adequada.

Nesse sentido, apesar de o empreendedor pensar o negócio como um todo, técnicas de vendas, produtos ou serviços inovadores, o plano financeiro pode não ser o seu forte.

Portanto, para um bom planejamento financeiro, o ideal é contar com a ajuda de um contador. Este profissional poderá apresentar soluções mais técnicas e sólidas para organizar as finanças da empresa.

Vemos várias pessoas trabalhando em uma mesa de escritório compartilhada (imagem ilustrativa). Texto: planejamento financeiro.
Alguns colaboradores da empresa devem participar do planejamento financeiro.

Contudo, dependendo do tamanho da empresa ou da sua necessidade, somente este profissional pode não ser o suficiente.

Por exemplo, pode participar deste planejamento o gerente financeiro da empresa, que está mais habituado com os gastos do dia a dia.

Da mesma forma, gerentes de setores-chaves da empresa podem apresentar melhor os custos de cada etapa, dos insumos e de pessoal.

Além disso, ao longo do tempo, o empresário deve incentivar a participação de funcionários com feedbacks relacionados aos ganhos e perdas em suas áreas.

Nesse sentido, o “chão de fábrica” pode repassar alguns conhecimentos que o topo da administração pode demorar mais tempo para perceber.

Esta sinergia entre os setores pode auxiliar na elaboração de um planejamento financeiro mais condizente com a realidade da empresa.

Assim, também é possível promover adaptações a fim de traçar estratégias mais sólidas para o desenvolvimento do negócio.

Conforme falamos, o planejamento financeiro de uma empresa é muito importante, e deve envolver não apenas o empresário, mas funcionários e o contador.

Porém, é necessário que o empreendedor saiba também o que é preciso fazer para elaborar este planejamento. Por isso, separamos um passo a passo para lhe ajudar nesta tarefa.

Como fazer o planejamento financeiro da minha empresa?

Para fazer um planejamento financeiro, o empreendedor precisa de certos conhecimentos técnicos que podem ajudar.

Porém, a maior parte desta organização se dá “botando a mão na massa”, fazendo planilhas, cálculos, analisando cada detalhe do negócio.

Assim, separamos diversas etapas que fazem parte do processo de organização financeira de sua empresa.

Conheça bem a realidade da empresa

Para obter sucesso nas operações da empresa, o planejamento financeiro deve ter fundamentação na realidade da organização, de maneira que corresponda ao seu planejamento estratégico.

Neste primeiro passo, deve-se estudar a fundo a estrutura da empresa, suas bases financeiras, custos e expectativas de ganhos.

Vemos, sobre uma superfície, alguns gráficos impressos, uma lupa, lápis, caneta e um par de óculos (imagem ilustrativa). Texto: planejamento financeiro.
Para organizar sua empresa, você deve analisar todos os detalhes que formam o negócio.

Da mesma forma, avaliar o tempo de mercado da empresa, que pode influenciar na captação de clientes e capital.

Além disso, é necessário analisar as condições do mercado, pontuar questões positivas e negativas do negócio, sabendo assim para onde voltar sua atenção.

Ademais, este planejamento também se volta para seu público-alvo, seus produtos e serviços. Eles podem estar em alta e, com isso, suas perspectivas serão melhores.

Por outro lado, se o seu nicho de mercado passa por turbulências ou a Economia não está interessante, isso também impacta no seu planejamento.

Dessa forma, conhecendo bem a empresa, fica mais fácil delinear o caminho financeiro que ela precisa seguir.

Materialize este conhecimento

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Depois de analisar a empresa como um todo, você deve trazer para o papel, ou uma planilha, tudo que descobriu.

Ou seja, anotar os custos, projeções do mercado e as projeções internas, porcentagens de ganhos, folha de pessoas e fornecedores.

Estes números, soltos em sua cabeça, podem criar a maior confusão e dificultar a visualização do empreendimento como um todo.

Além disso, construa os demonstrativos contábeis para ter uma visão consolidada da situação financeira do ano.

Existem softwares que podem auxiliar neste planejamento, mas também uma planilha de Excel pode ser bem útil, principalmente para empresas menores.

Sua planilha ou suas anotações devem abranger tudo, com as projeções de custos e até de ganhos. O empresário deve colocar no papel quanto pretende lucrar ao longo do tempo.

Nesse sentido, todas essas anotações devem ser sempre revistas, e quando estão materializadas, isso fica mais fácil.

Assim, a cada período de tempo, o empresário pode se debruçar sobre estes números e entender o que está dando certo, o que está no caminho ou está fora de eixo.

Planeje diferentes possibilidades e cenários

Vemos a uma mão que segura uma caneta e aponta para um gráfico impresso em uma folha (imagem ilustrativa). Texto: planejamento financeiro.
Sua empresa deve estar preparada para diferentes cenários da Economia e do mercado.

A empresa pode se desenvolver de diferentes maneiras, e é difícil saber em qual contexto isso se dará. Por conta disso, o planejamento financeiro deve ser feito levando em conta diversos cenários.

Ao longo do tempo, a empresa pode passar por fortes recessões econômicas, bem como momentos de grande procura e mercado aquecido.

Dessa forma, ao se planejar, o empreendedor deve analisar todas, ou pelo menos a maioria das possibilidades externas possíveis.

Com certeza, neste planejamento, o empresário não deve imaginar que haverá uma pandemia, que irá fechar todo o comércio ocasionando numa recessão mundial.

Porém, se ele estiver preparado para crise econômicas cada vez mais corriqueiras ao longo dos anos, ou então, preparado para o crescimento da Economia, ele pode se sair melhor.

Nesse sentido, o empreendedor deve ter em mente pelo menos três tipos de cenários: o pessimista, o realista e o otimista.

Com base neles, é possível se antever a cenários variados, que geram tomadas de decisões diferentes e impactam o negócio de várias formas.

Em outras palavras, já ter um plano para estes cenários possibilita decisões mais eficientes para o bom desenvolvimento do negócio.

Estabeleça metas

Saber como estipular metas e ter um objetivo claro e alcançável é o início de um caminho de sucesso, tanto pessoal quanto profissional.

O empreendedor deve se perguntar onde quer chegar com o seu negócio e em quanto tempo. E no seu planejamento financeiro, essas perguntas devem ser levadas em consideração.

Uma meta é como você vai alcançar o objetivo proposto e chegar até onde você planeja estar. Ou seja, é visualizar onde o negócio deve estar em um espaço de tempo.

Tais metas devem ser definidas de forma realistas, condizentes com o mercado no qual o seu negócio está inserido e o momento econômico pelo qual passa.

Vemos que uma pessoa tem sobre a mesa um computador, alguns gráficos impressos em uma folha e um caderno para anotações (imagem ilustrativa). Texto: planejamento financeiro.
Estabeleça metas realistas durante o planejamento do seu negócio.

Não adianta ter como meta a venda de toneladas de sorvetes a mais para sua empresa sendo que está no inverno. Os fatores externos devem ser levados em conta.

Além disso, definir metas ainda pode ajudar o empreendedor a se manter motivado a cumprir seus objetivos. A cada meta concluída, sua confiança aumenta, mesmo que o objetivo seja difícil de alcançar.

Plano de Ação

Não se perca ainda. Sabemos que são muitos passos para fazer um bom planejamento financeiro, mas este processo pode ajudar muito a sua empresa.

Primeiramente, falamos que o empreendedor deve conhecer bem o seu negócio, colocar este conhecimento em um papel ou planilha, planejar diferentes cenários para o negócio e traçar metas para ele.

Porém, como chegar até estas metas? É agora que entra o plano de ação. Ele é um desdobramento do seu planejamento financeiro.

Assim, crie um cronograma realista, passando a cada departamento as tarefas a serem desempenhadas.

Da mesma forma, este plano pode ter também estratégias de negociação com fornecedores e outros detalhes que fazem parte do custo da empresa.

Nesta etapa, cria-se um mapa das ações necessárias para chegar aos seus objetivos. E este mapa também deve ter um cronograma, ou um espaço de tempo para ser posto em prática.

Ademais, é necessário analisar quais profissionais devem se envolver em cada etapa do plano e, caso seja necessário, contar com ajuda externa.

Atualmente, diversos tipos de serviços que antes ficavam dentro das empresas são terceirizados. Isso pode diminuir custos e tornar o serviço mais eficiente.

Coloque em prática

Depois de tudo bem planejado, métricas feitas e organizadas, chegou a hora de correr atrás. É o momento de iniciar a implementação de todas as ações que foram pensadas.

Nesse momento, o empresário deve se reunir com sua equipe e internalizar em todos eles os próximos passos que farão parte do dia a dia da empresa.

Vemos uma mulher contar notas de dinheiro (imagem ilustrativa).
Colocando o planejamento em prática, a chance de retorno financeiro aumenta.

Da mesma forma, é momento de iniciar a implementação das novas ideias ou adaptações que surgiram com o planejamento financeiro e seu plano de ação.

Além de tudo que falamos, o empreendedor deve estar atento pois a implementação no dia a dia de muitas ideias que surgem no plano de ação podem demorar.

Do mesmo modo, algumas adaptações podem se mostrar inviáveis por algum motivo. Por isso, todo este processo exige atenção do empresário.

Por fim, colocar em prática todo o planejamento demanda uma sinergia entre os colaboradores da empresa. Portanto, o empresário deve ter jogo de cintura e saber lidar bem com os funcionários.

Avalie os resultados

Depois de implementar o planejamento financeiro e o plano de ação, o empreendedor deve iniciar a etapa de avaliação dos resultados.

Neste momento, ele deve separar as ações que geram resultado mais rapidamente daquelas que demandam mais tempo para serem sentidas.

Assim, avaliar as mudanças impostas em algumas etapas do negócio, analisando qualitativamente e quantitativamente.

Dessa forma, observar o capital, se houve mudanças de custos ou de ganhos que deveriam acontecer com as ações implementadas.

Do mesmo modo, avaliar junto a colaboradores se as mudanças e ações surtiram o efeito desejado. Saber se com elas a dinâmica diária passou a ter resultados mais eficientes.

Esta avaliação não tem um tempo definido, vai de acordo com as mudanças e o planejamento feito anteriormente.

Porém, não é preciso esperar até que o projeto se encerre para notar alguns resultados práticos, levando em conta o planejamento feito.

Por exemplo, vai depender do tipo de negócio e também do tamanho da estrutura da empresa para que os resultados possam aparecer.

Ainda, se a previsão de lucro se transformou em prejuízo, houve um erro. Identifique o local da falha e contorne o problema. E nessa hora, pode ser necessário fazer mais alguns ajustes.

Ajuste o plano

Depois de avaliar os resultados, podem ser necessárias algumas mudanças no plano de ação e no planejamento financeiro.

Vemos que uma pessoa tem à sua frente um computador, com vários gráficos em tela, e um tablet em mãos, com o aplicativo de calendário aberto (imagem ilustrativa).
Analise os resultados da empresa e verifique se há necessidade de alguma correção.

Este ajude deve ser o mais simples possível para evitar jogar todo o trabalho feito anteriormente pelo ralo.

Porém, pode acontecer também de todo o planejamento ter se mostrado equivocado, e só com uma boa análise dos resultados é possível chegar a esta conclusão.

Planejamento das finanças é o mesmo para vários tipos de negócio?

Existem diversas maneiras de iniciar um negócio e fazer o planejamento financeiro. Planejar as finanças de um negócio aberto do zero é diferente de uma franquia, por exemplo.

Isso porque a franquia já traz previsão de custos, o que pode facilitar muito. O franqueado apenas precisa se planejar financeiramente para arcar com os gastos previstos, bem como uma reserva para emergência.

O modelo de franquia consiste na autorização para direito de uso da marca ou patente, conjuntamente à autorização para a comercialização de determinados serviços e/ou produtos.

Esta parceria se dá mediante remuneração sem que, no entanto, fique caracterizado vínculo empregatício.

Cada unidade da franquia é igual a outra, oferecendo os mesmo produtos ou serviços, e conta com uma estrutura e operação padrão.

Assim, o empreendedor investe em um negócio preestabelecido, com custos definidos e suportes variados da franqueadora.

Os custos, direitos e deveres das partes neste negócio são explicados antes da assinatura do contrato. A Circular de Oferta de Franquia (COF) é o documento que explica estes e outros detalhes da franquia.

Por conta disso, o planejamento financeiro de uma franquia é mais simples do que de um negócio que se inicia do zero. Neste último, muitos custos são apenas projeções, e os ganhos ainda mais difíceis de prever.

Por fim, antes de falarmos um pouco sobre como fazer o planejamento financeiro de uma franquia, separamos um vídeo explicando ainda mais sobre este modelo de negócio.

Entenda como planejar finanças para franquia

Conforme falamos, é diferente fazer o planejamento financeiro de uma franquia em relação a um negócio que se inicia do zero.

Quando se investe em uma franquia, o empreendedor recebe um negócio preestabelecido e, muitas vezes, com diversas unidades em operação.

Por conta disso, a franqueadora, ao longo da experiência adquirida com as outras unidades, consegue fazer uma projeção de custos para cada nova franquia.

Dessa forma, o empresário que inicia uma unidade recebe na COF detalhes sobre os custos de implantação da unidade e os gastos ao longo do negócio.

Tudo isso baseado nas experiências passadas da franqueadora, o que torna esta projeção de gastos bem próxima à realidade.

Com isso, o empreendedor consegue se programar e fazer um bom planejamento de suas finanças para o investimento inicial.

Da mesma forma, os custos com produtos e a operação também são visualizados de antemão. Assim, este planejamento se torna mais simples e sujeito a menos imprevistos.

Mas mesmo com tudo isso, a franqueadora sempre alerta que alguns custos podem variar, como aluguel, reformas de estabelecimento e funcionários.

Estes valores variam de região para região, e impactam diretamente no capital necessário para o empreendimento.

Além disso, o empreendedor recebe um plano de negócio da franquia, indicando as melhores ações para o desenvolvimento do negócio.

Este plano é importante para orientar o futuro franqueado, e simplifica muito o processo de maturação do negócio e o trabalho do empreendedor.

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Quais os riscos para franquias que não planejam as finanças?

Assim como todo negócio, o planejamento financeiro de uma franquia é importante para o seu desenvolvimento.

Assim como falamos, o planejamento de uma franquia é mais simples, pois muitos dos custos de implantação e projeções de ganhos são passados antes do início do empreendimento.

Contudo, uma franquia, assim como qualquer negócio, envolve muitas variáveis. Por exemplo, o mercado e o nicho de atuação, a região onde atua e a Economia como um todo.

Dessa forma, o empreendedor deve se planejar primeiro em relação à sua vida financeira pessoal. Ter capital suficiente para investir e, ainda, ter uma reserva para capital de giro.

A empresa demora a dar lucro, mesmo que seja uma franquia com uma marca conhecida. Assim, o franqueado deve estar preparado para este início e não comprometer sua saúde financeira.

Ademais, o negócio está sujeito a imprevistos, como reformas, um maquinário que estraga, entre outras possibilidades.

Ou seja, no planejamento financeiro do empreendedor deve ter espaço para imprevistos, que mesmo em uma franquia podem acontecer.

Um ponto importante é no que diz respeito à vida particular do empreendedor. Acontece de muitos empresários terem custos pessoais bancados com o capital do negócio.

Isso deve ser evitado para não comprometer o fluxo de caixa, nem a saúde financeira da empresa.

Por fim, são cuidados básicos e que mostram a necessidade de se planejar e organizar as finanças antes de investir em uma franquia.

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