10 cuidados essenciais para trabalhar home office

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Jovem ao trabalhar de home office
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Trabalhar com home office é o objetivo de muitas pessoas. Não à toa, a modalidade vem ganhando força no Brasil e tem se tornado popular entre os empresários e funcionários.

O último levantamento divulgado pelo Instituo de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) mostrou que, apesar da diminuição, o número de pessoas trabalhando em home office ainda é grande – cerca de 7,3 milhões.

Isso mostra o quanto o home office está se tornando cada vez mais comum no Brasil. Principalmente para evitar aglomerações, o trânsito caótico e gastos das empresas.

Para conhecer um pouco sobre essa modalidade e as dicas para ser produtivo no conforto de sua casa, continue a leitura deste artigo!

O que é trabalhar com home office?

Home Office é um termo em inglês que remete à ideia de um escritório em casa. Porém, ele quer dizer mais do que isso. Os profissionais que utilizam desse modelo podem atuar em diversos locais e não precisam ficar limitados às suas casas.

Ou seja, trabalhar com home office permite atuar de qualquer lugar. Seja em um aeroporto, cafeteria, parque, shopping etc. É um modelo extremamente adaptável às suas necessidades.

Por exemplo: é comum encontrarmos empreendimentos que exigem visitas a clientes e reuniões presenciais. Com apenas um notebook, smartphone ou outro equipamento com acesso à internet, você já poderia executar suas obrigações.

Além disso, uma das vantagens desse formato de trabalho são as economias geradas ao empresário. Afinal, ele não tem gastos extras com alimentação e transporte.

Ao mesmo tempo, encontra maior autonomia e mais liberdade para trabalhar da forma que ele quiser, desde que entregue os resultados esperados.

Como trabalhar bem em home office?

Apesar das vantagens e do conceito inovador, trabalhar com home office exige alguns cuidados.

É muito comum encontrarmos distrações no dia a dia, e até uma carga de trabalho além do comum. Porém, tudo isso pode ser evitado se você seguir as 10 dicas que vamos passar agora. Acompanhe!

1. Pesquise a legislação da sua cidade

Esta é a primeira coisa que você deve fazer. Jamais crie um home office sem consultar as condições legais para isso. Caso trabalhe sozinho, talvez não enfrente grandes burocracias. Mas, caso tenha funcionários, é recomendado que pesquise bem antes de efetuar a contratação.

Se mora em condomínio, não esqueça de checar se está autorizado a realizar este tipo de procedimento nas regras do local. Restrições de zoneamento também devem ser consultadas na prefeitura, assim como a expedição de alvará de funcionamento.

Nesse sentido, verifique também se os conselhos de classe do ramo de atuação possuem exigências quanto a este procedimento. Isso caso a profissão seja regulamentada junto a um órgão que representa a categoria do ramo de negócio escolhido.

Caso trabalhe com uma franquia, provavelmente tudo isso já foi resolvido por você. Mas vale a pena perguntar para seu franqueador sobre eventuais pendências.

Tudo isso vale para abrir uma empresa home office. Trabalhar em casa, como funcionário, pode ser feito por qualquer indivíduo, sem burocracia.

2. Tenha responsabilidade

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Assim como nos empregos convencionais, no home office você deve fazer uma agenda e listar as atividades daquele dia, separando-as em grau de importância. Estimar o tempo médio para a realização de cada tarefa também é válido.

Compromissos com clientes e fornecedores, por exemplo, devem ser priorizados em relação às demais tarefas de rotina. Entretanto, para todos os tipos de atividades, respeitar os prazos é fundamental para o bom andamento do negócio.

Mesmo estando em casa, você precisa aprender a dar a devida atenção às tarefas, como se estivesse numa reunião de negócios. Fazer um curso de gerenciamento de tempo é muito recomendado para quem está começando.

Se o atendimento home office for uma de suas rotinas, lembre-se que, apesar de estar em casa, o uso de roupas adequadas é essencial para uma boa imagem. Nada de ficar sem camisa, andar de pijamas ou roupas de banho, por exemplo.

Tenha a disciplina de aprender a separar o devido tempo para todos os seus afazeres diários. Não é porque você está no conforto da sua casa que deve virar noites trabalhando, ou ainda perder momentos importantes da rotina, como almoço e jantar em família, em prol do trabalho.

Estabeleça um horário padrão de início e término de expediente, ou estabeleça metas diárias para serem alcançadas independentemente do tempo trabalhado. Isso é importante para preservar sua saúde mental.

Além disso, defina um horário de almoço fixo e horários para receber clientes e fornecedores, mas sempre durante o expediente.

3. Faça da organização um hábito

Só porque trabalha em casa, não significa que você deva espalhar agendas de trabalho por todos os cômodos, ficar em cima da cama, assistindo televisão ou com ruídos que atrapalhem sua concentração.

Se o seu trabalho é exclusivamente no computador, escolha uma parte da casa para desempenhar todas as suas atividades laborais.

Se o seu trabalho necessitar de atendimento ao cliente, adapte uma das entradas da casa, para assim evitar que estranhos cruzem outros cômodos para chegar até você. Faça as devidas adaptações para que, além de confortável, o local seja visto realmente como um ambiente profissional.

Assim, em qualquer caso vale, lembrar da importância da ergonomia, como monitores do computador na distância ideal dos olhos; mesas que se adaptem ao seu corpo, como os formatos em C ou L; e assentos confortáveis que preservem a coluna.

4. Tenha uma boa conexão à internet

Uma das coisas que torna possível trabalhar com home office é a internet. Por causa da sua evolução ao longo dos tempos, desenvolveu-se ferramentas que fizeram essa possibilidade de atuar em casa tão possível.

Além disso, é raro encontrarmos profissões que não dependem da internet. Por isso, antes de optar por esse modo de trabalho, é necessário garantir que você possui um bom plano de conexão.

Ela não precisa ser super rápida, apenas ter velocidade para que você consiga atuar de forma segura, evitando colocar o seu empreendimento em risco. Afinal, haverá reuniões, negociações, acordos, entre outras situações importantes, que serão feitas via videoconferência.

5. Trate os clientes de maneira profissional

Criar um ambiente profissional em parte da sua casa e fazer transparecer isso para seus clientes é um grande desafio. Isso é necessário, pois muitas pessoas não confiam rapidamente em empresas que funcionam em casa.

Se mesmo com um ambiente impecável de trabalho você sentir que seus clientes estão com “um pé atrás”, existem duas soluções para isso. Inicialmente, melhore seu atendimento: postura, modo de falar, roupas e autoconfiança.

A segunda é o que falamos no tópico anterior: marcar reuniões virtuais ou pessoais, via Google Meet, por exemplo. Caso não possua um espaço adequado para reuniões em sua casa, alugue salas comerciais exclusivamente para este fim.

Vale lembrar que você jamais deve esconder do seu cliente que sua empresa é home office.

Outra dica é utilizar uma linha telefônica só para o trabalho. Assim como ter cartões de visita e e-mail corporativo. Esses cuidados só ajudam a ganhar a confiança do cliente.

6. Segurança da informação

Vemos que a mão de um homem "segura" um ícone simbolizando proteção e segurança (imagem ilustrativa). Texto: trabalhar home office.
Trabalhar com home office também é ter de cuidado com informações sigilosas.

Este é um dos requisitos mais importantes a se tratar na sua empresa home office. Se você não tem o hábito de fazer a gestão documental dos seus itens pessoais, pior ainda será quando tiver a responsabilidade de zelar por dados sigilosos de terceiros.

Ainda mais se o computador que você utiliza para tarefas pessoais também for usado para o trabalho. É por este motivo que muitas empresas contratam profissionais especializado em TI (Tecnologia da Informação).

Caso não tenha afinidade com a área, é melhor mudar o seu conceito e procurar aprender pelo menos o básico. Assim, você poderá gerir seus negócios e garantir a segurança da informação dos clientes.

Outro erro comum é a compra de softwares piratas e não atualizar o antivírus e firewall. Se quer passar a imagem de profissionalismo para o cliente, como citamos anteriormente, leve a sério a compra de softwares originais.

7. Separe sua vida pessoal da vida profissional

Trabalhar em casa exige a compreensão da família. Não adianta se focar nas tarefas, seja atendendo a um cliente ou elaborando relatórios, se você for interrompido pelas pessoas que estão em casa.

O lazer deve ter sua hora certa. Ele deve sempre ficar para o tempo livre, de preferência depois do cumprimento das metas estabelecidas, sejam semanais ou diárias.

8. Faça pausas

Quando você está trabalhando em empresas convencionais, é comum fazer algumas pausas para o café, ir ao banheiro, beber uma água ou apenas dar um tempo para refletir sobre alguma ação.

Esse é um hábito que também deve ser mantido no home office. Esses pequenos intervalos são ótimos para ajudá-lo a resolver algum tipo de problema que está causando dor de cabeça ou atrasos na demanda.

Mas, ao mesmo tempo, é preciso tomar um cuidado maior. Nossas casas possuem muitas distrações e tentações. Por isso, o desafio é conseguir controlar esses pequenos intervalos, para que eles não tomem muito tempo.

O importante aqui é você respeite o seu corpo e mente. Não fique tanto tempo sentado olhando apenas para a tela do seu computador. Levante, se mexa, beba água e respire.

9.  Tenha uma ótima equipe

Assim como promover reuniões presenciais ou virtuais com clientes é fundamental, com sua equipe isso não é diferente. Comandar pessoas a distância é desafiador para muitos empreendedores, mas é possível seguindo algumas regras.

A primeira delas é definir o formato de trabalho da sua equipe por metas cumpridas e não por horas trabalhadas. Afinal, controlar horários de entrada e saída a distância é estressante para você e intimidador para toda a equipe.

Neste caso, é crucial que os projetos sejam bem claros e diretos, já que os funcionários só terão como base o que você tem a dizer, sem modelos ou qualquer outro tipo de demonstração de sua parte.

Do mesmo modo, outra regra é manter a cabeça fria para eventuais problemas e confiar na capacidade dos seus funcionários para resolver os problemas na sua ausência.

Isso exige um nível elevado de empreendedorismo de sua parte, já que você deverá dar conta dos negócios e de como eles serão feitos pelos seus empregados ao mesmo tempo.

De qualquer forma, não deixe de fazer encontros presenciais sempre que possível.

10. Ao final do expediente, saia do trabalho

Talvez um dos maiores desafios para quem opta por trabalhar com home office seja o final do expediente. É comum encontrarmos pessoas que não conseguem se desligar ao fim do dia e continuam pensando nos processos e obrigações.

Dessa forma, o indivíduo acaba se tornando um refém do próprio trabalho dentro de casa. Essa é uma ação que pode trazer prejuízos pessoais, como problemas de relacionamento ou isolamento.

Lembra que uma das dicas foi a criação de uma rotina? Pois bem: aqui, vale a pena reforçarmos essa ideia. Esteja focado no seu negócio apenas durante o horário que determinou para a execução da sua atividade.

Passado esse horário, desligue o computador, levante da cadeira, feche o “escritório” e vá fazer outras coisas. Aproveite a vida, as pessoas que estão com você e busque maneiras de esquecer do trabalho.

Pode parecer difícil se acostumar com a ideia de estar sempre em casa e seguir todas essas dicas que passamos. Mas, com o tempo, tudo isso se torna mais fácil. A maior dificuldade, talvez, seja criar uma nova rotina e fugir das distrações.

Afinal, nada melhor que o próprio sofá, cama, televisão disponível a qualquer hora etc. Por isso, oriente as pessoas que vivem com você sobre o seu trabalho e crie uma rotina, assim como faria caso estivesse exercendo sua profissão fora de casa.

Descubra se o home office é realmente para você acompanhando o vídeo abaixo!

Gostou e quer saber mais sobre como trabalhar com home office? Conheça as 27 principais franquias que utilizam desse modelo!

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