Toda empresa deve ter um organograma para orientar as funções e processos dentro de uma empresa. Da mesma forma, o organograma da franquia também é uma peça importante para seu desenvolvimento.
Com este documento, fica mais fácil orientar os processos e visualizar eventuais gargalos na gestão da empresa. Para as franquias, é um dos pilares da estrutura organizacional.
No entanto, este documento voltado para franquias tem algumas peculiaridades por conta do tipo de modelo de negócio. Assim, acompanhe o texto com a gente para saber um pouco mais.
O que é organograma da franquia?
O organograma de uma franquia é um documento que orienta os processo de uma franqueadora, estrutura as pessoas e suas competências, em forma de uma representação gráfica.
Dessa forma, ele orienta todos os passos dentro dos processos da franqueadora, deste o trabalho feito por cada pessoa, assim como a direção das informações e dos comandos.
Sendo assim, principalmente para quem é de fora da organização, consegue ver de onde vem os comandos da direção da empresa e para quem é direcionado. Logo, fica mais fácil ver as competências e subordinação dos funcionários.
Neste organograma de franquia, pode estar o nome dos chefes de departamentos, bem como o fluxo de informações e de decisões.
No entanto, deve-se evitar o uso de nomes dos funcionários, para que o organograma não tenha que ser alterado sempre que um funcionário sair.
Da mesma forma, o organograma de franquia, principalmente para as redes de alcance nacional, deve ser enxuto para ser mais eficiente na transmissão de informações. Merece atenção também aqueles para franquias menores, mais baratas.
Além disso, deve constar no organograma as subdivisões regionais para aproximar os centros de comando de seus franqueados. Dessa forma, os colaboradores e franqueados recém-chegados conseguirão visualizar a rede de comandos com os seus processos.
Da mesma forma, esta representação permite identificar falhas na transmissão das informações e dos comandos da franqueadora. Por isso é importante organizá-lo com clareza.
Como montar um organograma para a sua rede de franquias
Para montar o organograma da franquia, os responsáveis precisam cumprir alguns passos antes de finalizar o projeto.
Alguns deles são mais simples, basta observar o dia a dia da empresa para identificar. Todavia, outras informações necessárias para o organograma só aparecem quando se observa a parte estrutural da rede.
Pesquisa interna
Primeiramente, é preciso conhecer toda a estrutura organizacional da franquia e entender como funciona a gestão da rede. Esta pesquisa deve ser feita para entender como se dá o fluxo de comandos dentro da franqueadora.
Ou seja, é necessário entender quem são as pessoas teoricamente responsáveis pelas tomadas de decisões e como isso se dá com todos os funcionários.
Isso porque é comum acontecer de o comando vir de outras pessoas, na prática. Muitas vezes há algum funcionário mais velho de casa ou mais familiarizado com a tarefa, e ele logo acaba tomando as decisões mesmo sem ocupar um cargo de chefia.
Dessa forma, este contado direto com os funcionários é necessário, mesmo que seja por videoconferência, no caso de redes de âmbito nacional.
Identificação das hierarquias
Com o contato direto com os funcionários, já é possível identificar quem são os chefes e a quem os setores devem obediência no organograma da franquia.
Dessa forma, é preciso identificar nos documentos internos quem são as pessoas responsáveis pelo fluxo de comando. Assim será possível observar de onde as ordens emanam.
Se a empresa estiver bem organizada em sua estrutura, não será difícil detectar o fluxo de comando e a hierarquia.
Por outro lado, em uma empresa mais nova, ou que tenha pulado a etapa de se organizar internamente de modo eficiente, este trabalho será maior.
Selecione a melhor forma de representação
O organograma de franquia pode ser representado de três maneiras diferentes, de acordo com a escolha de quem está projetando, e as informações mais importantes que deseja transmitir.
O organograma pode ser feito no modelo vertical ou o clássico, que representa a hierarquia de cima para baixo, interligando caixas com informações por meio de setas.
Do mesmo modo, existe o modelo horizontal, com as caixas dos órgãos e das funções lado a lado, da esquerda para a direita.
Por último, no modelo circular, as informações setorizadas estão num gráfico circular e cada área, cargo e função são separadas por cores específicas. Assim, os responsáveis ficam no centro e os demais ao redor.
Estes organogramas da franquia podem ser apresentados em modelos feitos no PowerPoint, no Word ou Excel. Vai depender das expertises de quem está elaborando o documento e qual será a forma mais eficiente de representar todas as informações necessárias.
Validação e apresentação do organograma
Após a produção do organograma da franquia, cabe ao responsável validar este modelo junto aos líderes da franqueadora.
Este documento será apresentado para eles para não restar dúvida de como as coisas funcionam na empresa, e como deverão funcionar dali em diante.
Assim, os líderes verificam a hierarquia dos setores, como será a descentralização do comando quando necessário, bem como o responsável por cada departamento.
É nessa hora que o responsável pelo organograma pode passar também para os lideres como é feita a tomada de decisão na prática, no “chão de fábrica”.
Após feito o organograma com as correções propostas pelos líderes da franqueadora, se necessário, é chegada a hora de apresentar o documento para funcionários e franqueados.
Esta apresentação deve ser feita por todos os meios de informação internos, como mural de recados, portal do franqueado, e-mail empresarial, entre outros.
É fundamental que este documento chegue a cada um dos colaboradores da franquia.
Consultoria para formatação de franquia: vale a pena contratar?
A empresa que busca se tornar uma franqueadora e quer fazer isso de forma eficiente, e com bases sólidas, deve procurar uma consultoria especialista na formatação de franquias.
Dessa forma, a empresa especializada vai orientar da melhor maneira este processo.
Assim, a formatação ocorre de uma maneira que a marca poderá nascer fortalecida, com uma base sólida e confiável para o desenvolvimento no mercado de franchising.
