Conhecer os processos operacionais da sua empresa pode ser um diferencial para o sucesso do seu negócio. Para você que está pensando em abrir uma franquia, confira algumas dicas para estruturar bem este empreendimento.
O momento do mercado de franquias é promissor. De acordo com a Associação Brasileira de Franchising (ABF), o setor teve um crescimento de 8,8% no faturamento no primeiro trimestre de 2022 em comparação com o mesmo período do ano anterior.
Ou seja, em um momento de Economia oscilante, o mercado de franquias apresenta solidez e, por isso, pode ser uma boa opção de investimento.
Contudo, para atuar de maneira eficaz, é importante conhecer bem os processos operacionais de uma empresa, sobre os quais falaremos aqui.
Afinal, o que são processos operacionais?
Os processos operacionais são um conjunto de atividades ou funções estruturadas em uma sequência lógica. Para transformar recursos em bens ou serviços, pessoas ou máquinas realizam esses processos. Para tal, usa-se uma metodologia de processamento.
A partir dos processos operacionais de uma empresa, é possível manter um padrão de qualidade e organização do seu negócio.
Nesse sentido, ele garante que tudo funcione da melhor maneira possível. Assim, proporciona um fluxo de trabalho mais completo e eficaz, com menor risco de falhas.
Todas as atividades que resultam nos produtos ou serviços fazem parte desse processo. Ele começa na fase mais básica e vai até as etapas finais, de atendimento ao cliente.
Além disso, ao definir e organizar os processos operacionais, toda a equipe é favorecida. Afinal, cria-se a padronização de tarefas, o que facilita muito o trabalho no dia a dia.
Inclusive, mantendo o controle de atividades, é possível verificar a qualidade de serviços e determinar se algo pode ser melhorado. Isso pode ser feito a partir de um checklist, por exemplo.
Entenda a operação de uma franquia
Os processos operacionais de uma franquia são como os de uma empresa comum. O que diferencia os dois é que a padronização do modelo de negócio de franquia já está estabelecida, assim como seus processos.
Nesse sentido, abrir uma franquia consiste em implementar o mesmo processo operacional que toda a rede da marca já faz.
Assim, a franqueadora repassa todos os processos que organiza para cada um dos franqueados. Esse é o chamado know-how.
Dessa forma, os empreendedores aprendem na prática a realizar um trabalho padronizado. Além disso, como franqueado, você vai oferecer os mesmos produtos que toda a rede na sua loja.
A franquia ainda torna os processos mais simples, pois é essencial que eles sejam fáceis de implementar. Isso é vantajoso pois a franquia pode, por exemplo, prevenir problemas como a falta de capacitação de um funcionário sem experiência em administração.
Agora falaremos um pouco sobre como realizar os processos operacionais da sua empresa, organizando-os da melhor forma possível. Continue lendo!
Processos operacionais da sua empresa
Os processos dentro de uma empresa são variados, dependendo do tipo de negócio. Contudo, algumas etapas são comuns a vários modelos de empresas.
Aqui você aprenderá um pouco sobre esses processos, para assim poder se organizar e atuar com a sua franquia.
Aquisições de insumos
Uma parte básica para o trabalho operacional é a aquisição de insumos. A linha de produção dos produtos da marca ou a oferta dos serviços começa normalmente com o uso de insumos.
Nesse sentido, essa parte precisa ser eficiente. Essa fase é tão importante que é comum ter um setor específico para lidar com ela. Seja para buscar melhores preços, ou para melhorar a qualidade do que é adquirido.
Imagine ter uma grande demanda em um certo momento, mas você não tem como entregar o seu produto, pois os insumos estão em falta. Nenhuma empresa quer passar por isso, certo? Ter o processo de aquisição de produtos predefinido previne o problema.
Marketing
O trabalho de marketing é um dos pilares de um negócio. Seja para captar novos clientes, seja para fortalecer sua marca no mercado.
Para um marketing eficiente, é preciso um planejamento estratégico, entender quem é o seu público-alvo e o que ele deseja. É preciso direcionar um trabalho de divulgação eficiente para chegar em quem você quer como cliente.
Ou seja, o marketing faz parte dos processos operacionais de uma empresa. Nas franquias, ele possui dois momentos distintos para o franqueado.
Em um primeiro momento, a franqueadora ajuda com a divulgação da nova unidade, faz propaganda nas redes sociais da marca e está mais presente.
Já ao longo da operação do negócio, é o franqueado o responsável por esse trabalho. O que você vai encontrar na franqueadora é um suporte para produção de materiais e dicas para fazer.
Controle financeiro
O controle financeiro é uma etapa dos processos de operação que deve ser feita quase que em tempo real. A empresa deve estar sempre atenta à sua saúde financeira e ao seu fluxo de créditos e débitos.
Esse trabalho precisa ser constante. O empreendedor tem que estar atento aos custos de produção e à lucratividade do negócio.
Inclusive, esse precisa ser um controle preventivo, para evitar que o problema surja. O trabalho do sistema de gestão financeira é importante para detectar um eventual prejuízo que pode acontecer.
Por isso, esse controle deve estar presente em várias etapas do processo interno. Como a aquisição de insumos, os custos de produção, o preço a ser cobrado e a reserva de caixa necessária.
Vendas
Um negócio não sobrevive sem boas vendas. Esta etapa precisa ser um dos focos principais de uma empresa. Não adianta realizar todos os processos de forma eficiente e não conseguir captar clientes.
As vendas precisam ser feitas de acordo com o seu público-alvo. Saber atender o consumidor é um diferencial de várias marcas.
É nessa etapa dos processos que o empreendedor pode se destacar. Por isso, essa fase deve ser bem pensada. As franquias, por exemplo, costumam dar bastante ênfase aos treinamentos para as vendas.
Além disso, com a transformação digital pela qual passa o consumo, as vendas pela internet podem ser uma boa saída para diversas empresas. Seja como canal principal de venda, seja como um modo subsidiário de comércio.
Relacionamento com clientes
Foi-se o tempo em que as empresas tratavam seus clientes de forma impessoal, apenas como números em planilhas.
Hoje, investir no relacionamento com clientes é essencial não só para os profissionais de marketing, mas para toda a visão de uma empresa.
Dessa forma, focar apenas no operacional pode ser um erro fatal. Bons produtos e serviços não bastam para conquistar os novos consumidores, que estão cada vez mais conectados e sem disposição para esperar.
No cenário atual, ter um atendimento de excelência é garantir também o seu diferencial competitivo no mercado.
Essas novas demandas são um grande desafio. Mas, ao mesmo tempo, elas podem ser uma oportunidade para identificar falhas e pontos a serem melhorados no seu negócio.
Assim, aproveite para prestar atenção em seus clientes mais insatisfeitos: são eles que têm mais a ensinar sobre o seu negócio.
Nesse sentido, é nessa relação que surgem também novas oportunidades e até mesmo uma nova visão do mercado. Você precisa entender melhor o que os clientes esperam da sua empresa.
Pós-venda
Investir no pós-venda da sua empresa pode ser o diferencial para garantir o sucesso do negócio em longo prazo.
Vários empresários cometem o erro de encerrar o vínculo com seus consumidores após o momento da venda. Dessa forma, eles perdem a chance de aumentar a satisfação e fidelizar esse público.
Imagine que você seja muito bem atendido em uma loja e opte pela compra de um eletrodoméstico. Porém, esse aparelho não funciona da maneira correta e você solicita uma troca.
Então, ao voltar até a loja para resolver o problema, tratam você com descaso. Certamente, você pensará duas vezes antes de voltar a comprar nessa loja, não é?
Por isso, entre os processos operacionais de sua empresa, o pós-venda deve ter uma atenção especial.
Gestão de estoque
O Controle de Estoque é uma das partes administrativas mais importantes da empresa. É a partir dele que você desenvolve o movimento de saída e entrada de mercadorias e matérias-primas.
Este controle permite, inclusive, saber como o mercado demanda o seu produto. A partir dessa informação, você conseguirá perceber o quanto a empresa deverá comprar ou produzir.
Nesse sentido, ter um bom controle de estoque é fundamental. Saber exatamente a quantidade de produtos que a empresa possui ajuda a fluir as vendas. Além disso, permite que você atenda toda a sua demanda sem ter prejuízos.
Comunicação interna
A comunicação interna de uma empresa acontece em diferentes níveis. Isso significa que o fluxo de ideias não deve vir apenas de cima para baixo, da Direção para os funcionários.
É importante que todos se comuniquem, troquem informações, reclamações, elogios e orientações para a melhora de toda a instituição.
Em empreendimentos maiores, é comum haver canais mais formais de comunicação, que precisam estar sempre abertos a todos.
Por outro lado, em empresas menores, sejam elas franquias ou não, é comum que a comunicação se dê de maneira menos formal.
Algo importante é que esse processo deve ser incentivado, principalmente o fluxo dos funcionários para a Direção. Isso faz com que os empregados se sintam mais confortáveis e felizes quando são ouvidos.
Troca com a franqueadora
Todos os processos operacionais da sua empresa podem ser mais eficientes com os suportes da franqueadora. Por isso, é importante que haja sempre uma troca de ideias entre as partes.
Por exemplo: busque auxílio para manter o estoque necessário, para evitar ficar com dinheiro parado. A franqueadora possui experiência no negócio, então consegue projetar uma quantidade ideal de estoque.
Do mesmo modo, a franqueadora possui experiências que o empreendedor pode aproveitar. Como o trabalho de marketing, para o melhor atendimento dos clientes.
Como franqueado, você deve saber que esse pedido de suporte faz parte da parceria. Ele é interessante também para a franqueadora, que pode orientar o seu franqueado para o melhor desenvolvimento do negócio. As redes oferecem uma série de suportes, que você pode conhecer no vídeo abaixo!
Então, agora você conhece um pouco mais sobre os processos operacionais que pode implementar em sua empresa. Além disso, sabe que escolher abrir uma franquia pode ser uma excelente opção. Para mais informações, veja o nosso conteúdo sobre franquias baratas para investir.
