Como padronizar processos operacionais da sua empresa? Passo fundamental para virar franquia

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Imagem de uma pessoa analisando gráficos em uma mesa junto a outras pessoas. Imagem ilustrativa texto processos operacionais da sua empresa.
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Os empreendedores estão cada vez mais atentos para o franchising e muitos buscam uma padronização dos processos operacionais da sua empresa. Aqui falaremos um pouco sobre este processo.

No Brasil são mais de 156 mil unidades de franquias em operação segundo levantamento da Associação Brasileira de Franchising (ABF). Isso mostra a força deste segmento de franchising. Ainda, esse setor registrou um faturamento de R$ 167 bilhões em 2020.

Aqui mostraremos alguns dos passos para que o empresário possa realizar a padronização de sua operação e assim, entrar para o mercado de franquias.

Por que transformar negócio em franquia?

Quando o assunto é a operação de Franchising, geralmente a formatação da franquia ocorre como parte da estratégia de expansão dos negócios da empresa.

Assim, ela é capaz de ampliar sua presença no mercado e alcançar um público ainda maior.

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Esta decisão de tornar o seu negócio uma franquia é muito importante para o futuro do empreendimento. Por isso, deve ser encarada como uma estratégia de expansão dos seus negócios.

Nesse sentido, a formatação da franquia é o momento em que uma marca ganha escalabilidade e aumentam as suas possibilidades de rentabilidade.

Além disso, como o investimento maior será feito pelos franqueados, a necessidade de capital da empresa é bem menor. Dessa forma, pode ocupar espaços com mais rapidez.

Ou seja, por meio da implantação de uma rede de franchising, o dono da marca consegue expandir bem mais rápido a sua rede, principalmente por conta de o investimento para a criação de novas lojas serem por conta dos franqueados.

O crescimento da franquia representa um aumento no poder aquisitivo, sendo possível economizar cada vez mais com os fornecedores, que terão mais estabelecimentos para comercializar os materiais.

Por exemplo, se antes a empresa comprava 10 mil embalagens do fornecedor, com sua expansão ele passa a comprar 10 milhões. Isso dá a ele uma oportunidade para negociar melhor os preços junto aos fornecedores.

Ainda, no formato de franquia, a empresa pode chegar a lugares que antes não mirava, como estados afastados de sua sede ou até mesmo outros países.

Imagem de uma mulher mexendo em um computador. Imagem ilustrativa texto processos operacionais da sua empresa.
O processo de formatação de franquia é um trabalho que merece bastante atenção.

Passos para definir processos operacionais da sua empresa

Como falamos, o mercado de franchising tem atraído cada vez mais empreendedores, não apenas aqueles que querem ser donos do próprio negócio, mas também empresas que buscam expandir a sua marca.

Para que este processo possa ser feito de maneira sólida e eficiente, a empresa deve se organizar de diversas maneiras antes de embarca nesta jornada.

Aqui separamos alguns passos para definir bem os processos operacionais da sua empresa e entrar para o franchising com o pé direito.

Alinhe os objetivos do negócio

Primeiramente o empresário deve definir seu objetivos. Se pretende expandir seu negócio para os grandes centros ou para cidades menores.

Da mesma forma, entender como sua empresa se encaixa no mercado e como deverá ser este processo de expansão.

É preciso que o empreendedor entenda onde quer chegar com este modelo de franquia para que possa alinhar suas estratégia, a sua reestruturação, de modo a favorecer um resultado mais atrativo para os novos franqueados.

Além disso, é necessário que todos da empresa estejam alinhados, pois esta formatação de franquia impacta na atividade de todos os colaboradores.

Enfim, é um passo importante para iniciar este processo e visualizar o caminho a se seguir daqui para a frente.

Mapeie os processos

O processo de transformação de uma empresa em franquia exige que se faça uma estruturação da operação da marca. Dessa forma, adequando os processos operacionais da sua empresa a este formato de negócio.

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Para que seja atrativo para os novos empreendedores, a operação precisa ser simplificada. Isso porque muitos dos franqueados são inexperientes, e um negócio mais simples facilita este processo.

Dessa forma, é preciso mapear os processos, enxugar etapas e diminuir custos, ver o que pode ser alterado e o que é imprescindível para a operação.

Assim, o empresário poderá identificar onde deve haver mudanças para tornar a operação mais eficiente, permitindo que a empresa possa replicar seu modelo de negócio em franquias.

Por último, esta organização dos processos também é uma forma de começar a avaliar como serão os treinamentos e manuais para os novos franqueados, sobre os quais falaremos daqui a pouco.

Imagem de uma mulher falando para outras duas pessoas em uma sala de reuniões. Imagem ilustrativa texto processos operacionais da sua empresa.
Conheça bem cada etapa do processo dentro de sua empresa para avaliar o que pode ser mudado.

Descubra o que melhorar

O processo de mapear a operação e todo o andamento da empresa internamente é uma forma também de melhorar as estruturas.

Nesse sentido, o empresário deve entender quais etapas podem ser aperfeiçoadas, verificando o que pode remover da operação e o que que pode ficar mais barato.

O processo de formatação de franquia exige muito cuidado e investimento para conseguir analisar bem a estrutura da empresa e ver o que pode melhorar.

Por exemplo, um processo muito complexo fica mais difícil de se replicar, principalmente se a unidade da franquia estiver muito longe da sede, e ainda, sendo administrada por alguém sem experiência.

Por isso, o modelo de franquia é conhecido por sua estrutura mais simplificada para permitir a entrada de diferentes perfis de empreendedores.

E para que o negócio seja atrativo, precisa se adequar a estes novos empreendedores com facilidade. Ainda, com os custos mais reduzidos para permitir uma boa lucratividade para todas as partes.

Organize os processos

Como qualquer grande passo para um empreendimento, é preciso que o empresário organize os processos operacionais da sua empresa antes de entrar para o franchising.

Nesse sentido, buscar pessoas capacitadas para lidar com certas etapas internas do processo. Além disso, é preciso criar setores para atender aos novos franqueados da marca.

Como falamos, é preciso olhar para todos os detalhes da empresa como questões financeira, de logística, de departamento pessoal e outras questões burocráticas.

A empresa deve organizar cada detalhe do negócio, formar um “molde”, ou seja, um know-how que possa ser repassado para os novos empreendedores.

Estabeleça um manual

Toda empresa, independente do seu porte, tem um manual onde se encontra toda a política de funcionamento, normas e regras.

Dessa forma, para franquias esse processo não é diferente, existe o manual do franqueado que contém orientações para gestão de cada franquia.

O manual do franqueado é elaborado pelo franqueador que detém todas as informações chave da franquia, sendo o principal responsável por atualizar e coordenar todo o processo.

Imagem de uma mulher olhando um grande arquivo de papel. Imagem ilustrativa texto processos operacionais da sua empresa.
Os manuais são uma etapa importante para transformar sua empresa em uma franquia.

Nesse sentido, o manual de implementação é responsável por conter informações administrativas de uma franquia, ou seja, todo o passo a passo até a inauguração de fato.

Um destes documentos com detalhes do negócio é também a Circular de Oferta de Franquia (COF), documento importante e obrigatório no segmento do franchising.

Da mesma forma, deve ter um manual para orientar o dia a dia do negócio, para que o franqueado tenha sempre aonde recorrerem caso de dúvidas.

Ainda, seu manual de operação também desempenha um papel legal, pois será o principal instrumento pelo qual você comunica sistemas e procedimentos obrigatórios e necessários aos seus franqueados.

Prepare treinamentos

Um dos grandes gargalos para uma franqueadora é a manutenção de imagem da sua franquia por meio da padronização de processos e atendimento aos seus franqueados.

A chave para a solução desse problema é o treinamento adequado, e apesar de essa informação não ser segredo para quem é do setor de franchising, a diferença entre a teoria e a prática é grande.

Para começar, os principais objetivos de um treinamento são a transferência de know-how e a capacitação para seguir o modelo proposto, mantendo a padronização.

Ou seja, em um treinamento, os empreendedores se preparam para atuar como franqueados de uma determinada marca.

Nesse sentido, nas melhores franquias do mercado, existe um treinamento inicial presencial e outros cursos para reciclagem de conhecimentos para toda a equipe.

Enfim, a qualidade destes treinamentos irá influenciar no bom desenvolvimento de suas unidades, pois quanto melhor preparados estiverem os franqueados, maiores as chances de sucesso!

Importância da padronização nas franquias

Os processos operacionais da sua empresa devem ser seguidos a risca pelos franqueados. Um dos pilares do modelo de franquia é esta padronização.

Os consumidores esperam o mesmo atendimento, a mesma qualidade em todas as unidades da franquia. Assim, cada franqueado deve seguir esta padronização.

Nesse sentido, durante todas estas etapas que citamos, o empresário deve focar em organizar a estrutura e montar um padrão para replicar.

Assim, a marca ganha reconhecimento pois todas as unidades oferecem os mesmos produtos ou serviços. Com este renome, fica mais fácil também captar novos empreendedores para expandir a marca.

Um ponto importante que pode facilitar este processo de formatação, é contar com uma consultoria especializada.

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